書類作成はChatGPTに「下書き」を任せるとラクになる

ぽめくん

報告書とか案内文って、毎回ゼロから考えるのが大変なんだよね…

まめちゃん

わかる。内容は決まってるのに、文章にするところで時間かかるよね。

さも

そんなときは、ChatGPTに“完成版”ではなく“下書き”を作ってもらうのがおすすめだよ。

仕事で書類作成が多いと、
報告書・案内文・メール文など、文章を考える時間が意外と多くなります。

特に、毎回ゼロから文章を作るのは大変ですよね。

そんなときに便利なのが、ChatGPTに下書きを作ってもらう使い方です。

ChatGPTに完成版を丸投げするのではなく、
まずは文章のたたき台を作ってもらい、最後は自分で確認・修正する。

この使い方なら、書類作成の負担を減らしながら、安全に仕事へ取り入れやすくなります。

ただし、仕事で使う場合は注意も必要です。

会社名・個人情報・顧客情報・社外秘情報などを、そのまま入力するのは避けましょう。

この記事では、書類作成が多い仕事の人向けに、ChatGPTで安全に下書きを作る方法を紹介します。

この記事でわかること

この記事では、以下の内容がわかります。

  • ChatGPTに書類作成の下書きを任せるメリット
  • 下書き作成に向いている書類の例
  • そのまま使えるプロンプト例
  • ChatGPTに入力しない方がいい情報
  • 仕事で安全に使うための注意点
  • ChatGPTをもっと仕事で活用する学び方

ChatGPTに書類作成を任せるなら「下書き」がおすすめ

ChatGPTは文章を作るのが得意です。

ただし、仕事で使う場合は、
ChatGPTが作った文章をそのまま提出する使い方はおすすめしません。

理由は、以下のようなリスクがあるからです。

  • 内容が事実と違う可能性がある
  • 会社のルールに合わない場合がある
  • 表現が相手に合わないことがある
  • 必要な情報が抜けることがある
  • 逆に余計な文章が入ることがある

そのため、ChatGPTは「完成版を作る道具」ではなく、
下書きを作る道具として使うのがおすすめです。

たとえば、

  • 箇条書きを文章にしてもらう
  • 文章を丁寧な表現に直してもらう
  • メール文のたたき台を作ってもらう
  • 案内文の構成を作ってもらう
  • 報告書の下書きを作ってもらう

このような使い方なら、仕事でも取り入れやすいです。

図解｜ChatGPTは「完成版」ではなく「下書き係」

ChatGPTを仕事で使うときは、「どこまで任せるか」が大切です。

下の図のように、完成版を丸投げするのではなく、
下書きを作ってもらい、自分で確認して使う流れがおすすめです。


このように、ChatGPTは文章を完成させる相手ではなく、
最初のたたき台を作るサポート役として使うと安全です。

ChatGPTで下書き作成に向いている書類

ChatGPTは、文章のたたき台を作る作業と相性がいいです。

ここでは、特に使いやすい書類を3つ紹介します。

報告書の下書き

作業報告や進捗報告など、ある程度型がある文章はChatGPTに向いています。

たとえば、

  • 今日やった作業
  • 現在の進み具合
  • 次にやること
  • 気づいたこと
  • 課題や注意点

を箇条書きで入力すると、報告書っぽい文章に整えてくれます。

報告書を書くのが苦手な人でも、最初の下書きがあるだけでかなりラクになります。

案内文の下書き

社内向けのお知らせや案内文も、ChatGPTで作りやすい文章です。

たとえば、

  • 会議のお知らせ
  • 研修の案内
  • 提出物の連絡
  • 社内イベントの案内
  • ルール変更のお知らせ

などです。

日時・場所・対象者・注意点を入力すれば、読みやすい案内文の下書きを作れます。

メール文の下書き

ビジネスメールも、ChatGPTと相性がいいです。

たとえば、

  • 日程調整
  • お礼メール
  • 確認メール
  • 依頼メール
  • お詫びメール

などの下書きを作れます。

メールは言い回しに悩むことが多いので、
ChatGPTに一度たたき台を作ってもらうと、文章作成の時間を短縮しやすいです。

ただし、取引先名や個人名などは、そのまま入力しないように注意しましょう。

ChatGPTに下書きを頼むときのコツ

ChatGPTに下書きを頼むときは、ただ

報告書を作って

と入力するだけでは、思ったような文章にならないことがあります。

大切なのは、条件を具体的に伝えることです。

たとえば、以下のような情報を入れると使いやすくなります。

  • 何の文章を作りたいのか
  • 誰に向けた文章なのか
  • 何を伝えたいのか
  • 丁寧な文章にしたいのか
  • 短めにしたいのか
  • 箇条書きも使ってよいのか

ChatGPTは、指示が具体的なほど使いやすい文章を作ってくれます。

そのまま使えるプロンプト例

ここからは、書類作成で使いやすいプロンプト例を紹介します。

必要な部分だけ変更して使ってみてください。

報告書の下書きを作るプロンプト

以下の内容をもとに、社内向けの報告書の下書きを作ってください。


【目的】
上司に作業状況を共有する

【内容】

  • 〇〇の作業を進めた
  • 現在は〇〇まで完了
  • 次回は〇〇を行う予定
  • 課題は〇〇


【条件】

  • ビジネス向けの丁寧な文章
  • 長すぎず、読みやすく
  • そのまま提出せず、自分で確認して使う前提

報告書は、最初からきれいな文章にしようとすると時間がかかります。

まずは箇条書きで内容を出して、
ChatGPTに文章へ整えてもらうと作りやすいです。

案内文の下書きを作るプロンプト

以下の内容をもとに、社内向けの案内文を作ってください。

【案内内容】
〇〇についてのお知らせ


【伝えたいこと】

  • 日時：〇月〇日
  • 場所：〇〇
  • 対象者：〇〇
  • 注意点：〇〇

【条件】

  • やわらかい表現
  • わかりやすく
  • 箇条書きも使ってよい

案内文は、必要な情報が抜けると読みにくくなります。

日時・場所・対象者・注意点などを先に整理してから、ChatGPTに入力するのがおすすめです。

メール文の下書きを作るプロンプト

以下の内容をもとに、取引先に送るメールの下書きを作ってください。

【目的】
日程調整のお願い

【内容】
・打ち合わせの日程を相談したい
・候補日は〇月〇日、〇月〇日
・相手の都合を確認したい

【条件】
・丁寧なビジネスメール
・失礼のない表現
・最後に確認文を入れる

メール文は、丁寧な表現に悩みやすい文章です。

ChatGPTに下書きを作ってもらえば、
そこから自分の言葉に直すだけで使いやすくなります。

うまく下書きが作れないときは質問の仕方を見直そう

ChatGPTで思ったような文章が出ないときは、
質問の仕方が少しあいまいな場合があります。

たとえば、

いい感じに書いて

だけだと、ChatGPTもどんな文章にすればいいか判断しにくくなります。

そのため、

  • 誰に向けた文章か
  • 何を伝えたいのか
  • 丁寧な文章にしたいのか
  • 短くまとめたいのか
  • 箇条書きにしたいのか

を伝えるのが大切です。

ChatGPTへの質問のコツは、こちらの記事でも詳しく紹介しています。

関連記事：
ChatGPTにうまく質問するコツ｜AI初心者でも失敗しない3ステップ

ChatGPTに入力しない方がいい情報

ChatGPTは便利ですが、仕事で使う場合は入力する情報に注意が必要です。

特に、会社のルールでAI利用が禁止・制限されている場合や、
社外秘の情報を扱う場合は、必ず会社の方針を確認してから使いましょう。

以下のような情報は、そのまま入力しない方が安全です。

入力しない方がいい情報具体例
個人情報氏名、住所、電話番号、メールアドレス
顧客情報顧客名、契約内容、問い合わせ内容
会社の機密情報売上、原価、社内資料、未公開情報
取引先情報会社名、担当者名、商談内容
社内トラブル個人が特定される相談内容
パスワード類ID、パスワード、認証コード

仕事で使うときは、具体名を伏せて入力するのがおすすめです。

たとえば、

そのまま入力しない置き換え例
株式会社〇〇取引先A
山田さん担当者
売上300万円売上金額
実際の契約内容契約内容の概要

このように置き換えることで、リスクを下げながら下書き作成に使いやすくなります。

図解｜仕事でChatGPTに入力しない方がいい情報

仕事でChatGPTを使うときは、入力する情報に注意が必要です。

特に、以下のような情報はそのまま入力しないようにしましょう。

迷ったときは、具体名を入れずに「取引先A」「担当者」などに置き換えて使うと安心です。

会社でChatGPTを使う前に確認したいこと

仕事でChatGPTを使う前に、以下の点は確認しておきましょう。

  • 会社でChatGPTの利用が許可されているか
  • 入力してはいけない情報が決まっているか
  • 個人情報や顧客情報を入れていないか
  • 社外秘の内容を入力していないか
  • 作った文章を自分で確認しているか

ChatGPTは便利ですが、会社のルールより優先して使うものではありません。

会社で使ってよいか不安な人は、こちらの記事も参考にしてください。

関連記事：
会社でChatGPTを使っていい？AI初心者が気をつけるべきポイントまとめ

ChatGPTで作った文章は必ず確認しよう

ChatGPTで作った文章は、下書きとしては便利です。

ただし、そのまま提出・送信するのは避けましょう。

確認するときは、以下の3つを見ればOKです。

① 内容が正しいか

日付・数字・名前・場所・条件などが間違っていないか確認しましょう。

ChatGPTは自然な文章を作れますが、内容が必ず正しいとは限りません。

② 相手に合った表現になっているか

上司向け、同僚向け、取引先向けでは、適した表現が変わります。

文章の丁寧さや言い回しが、相手に合っているか確認しましょう。

③ 自分の言葉になっているか

ChatGPTの文章は、少しきれいすぎることがあります。

最後に少しだけ自分の言葉に直すと、自然な文章になります。

もっと仕事でChatGPTを使いこなしたい人へ

ChatGPTで書類作成をラクにするには、
「何をどう指示するか」がとても大切です。

この記事で紹介したプロンプト例を使えば、
報告書・案内文・メール文の下書きは作りやすくなります。

ただ、実際に仕事で使っていると、

  • もっといろいろな使い方を知りたい
  • 毎回プロンプトを考えるのが面倒
  • 仕事で使える指示の出し方を学びたい
  • ChatGPTをもっと効率よく使いたい

と感じることもあります。

そんな人は、ChatGPTの使い方を仕事目線で学べる
『ChatGPT仕事術』を参考にするのもおすすめです。

ネットで調べながら使うのもよいですが、
本で基本の考え方や使い方の型を押さえておくと、
毎回悩まずにChatGPTへ指示を出しやすくなります。

こんな人におすすめ

ChatGPTの本は、以下のような人におすすめです。

  • ChatGPTを仕事で使い始めたばかりの人
  • 文章作成をもっとラクにしたい人
  • 毎回プロンプトを考えるのが面倒な人
  • 仕事で使える具体例を知りたい人
  • AIを安全に仕事へ取り入れたい人

ChatGPTを仕事で使う機会が多い人は、
「プロンプトの型」を学んでおくと、書類作成の時短につながります。

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書類作成以外にもChatGPTは仕事で使える

ChatGPTは、書類作成だけでなく、仕事のいろいろな場面で使えます。

たとえば、

  • アイデア出し
  • メール文の作成
  • 文章の要約
  • 説明文の作成
  • タスク整理
  • 会議メモの整理
  • 表現の言い換え

などです。

書類作成で慣れてきたら、他の仕事にも少しずつ使ってみるのがおすすめです。

仕事で使えるChatGPTの活用例は、こちらの記事でも紹介しています。

関連記事：
AI初心者が最初に覚えるべき！仕事で使えるChatGPTの使い道7選

まとめ｜ChatGPTは書類作成の「下書き係」として使う

書類作成が多い仕事では、ChatGPTに文章の完成版を任せるのではなく、
まずは「下書き」を作ってもらう使い方がおすすめです。

ゼロから文章を考える時間を減らせるので、

  • 報告書
  • 案内文
  • メール文

などの作成がかなりラクになります。

ただし、仕事で使う場合は、
個人情報・顧客情報・会社の機密情報などをそのまま入力しないようにしましょう。

ChatGPTは、正しく使えば仕事の時短に役立つツールです。

まずはこの記事のプロンプト例を使って、
安全に下書き作成から試してみてください。

もっと仕事で使える型を学びたい人は、
ChatGPTの仕事術がまとまった本を参考にするのもおすすめです。