文章作成に悩んでいませんか？

ぽめくん

社内メールとか案内文って、毎回ちょっと悩むんだよね…

まめちゃん

わかる…。文章考えてるだけで時間なくなる…

さも

その“考える時間”、ChatGPTを使うとかなり減らせるよ。

仕事では、

  • 社内メール
  • 案内文
  • 日程調整メール

など、“文章を考える作業”が意外と多いですよね。

自分も以前は、
『どう書けば伝わる？』
と毎回悩んでいました。

でも、ChatGPTで下書きを作るようになってから、
体感では1回10〜15分くらい
考える時間を減らせています。

この記事では、
忙しい会社員向けに、

「ChatGPTで説明文・案内文を楽に作るコツ」

を、実体験ベースで紹介します。

社内メールや案内文の例文も入れながら、初心者でも使いやすい形でまとめます。

この記事でわかること

  • ChatGPTで説明文・案内文を作る方法
  • 社内メール作成を時短するコツ
  • AIにうまく依頼する聞き方
  • AIを仕事で使う時の注意点
  • AIで時間を整える考え方

なぜ説明文・案内文作成は疲れるのか

説明文や案内文って、
1つ1つは小さい作業なのに、
意外と時間を使いますよね。

例えば、

  • 社内メール
  • 会議案内
  • 日程調整
  • お礼メール
  • 共有文

など。

特に大変なのが、

  • 丁寧な言い回し
  • 相手に伝わる表現
  • 長すぎない文章

を毎回考えることです。

👉 「文章を考える負担」

が積み重なると、
地味に疲れてしまいます。

図解①｜文章を考える負担

ChatGPTを使うと何が楽になる？

ChatGPTの良いところは、

👉 “ゼロから考えなくてよくなる”

ことです。

下書きを一瞬で作れる

例えば、

  • 社内案内
  • 日程調整
  • 会議メール
  • お礼メール

などは、
かなり相性が良いです。

まず「たたき台」ができる

自分は、

ChatGPT＝下書き担当
自分＝最終確認

という感覚で使っています。

完璧に任せるというより、

👉 「最初の一歩を作ってもらう」

イメージです。

図解②｜ChatGPTで文章作成時間はここまで変わる

実際に使っている聞き方

例① 社内案内文

社内向けに、
〇〇について案内するメールを作ってください。

  • 丁寧
  • わかりやすく
  • 長すぎない

例② 日程調整メール

社外向けの日程調整メールを作成してください。

  • 柔らかい表現
  • 失礼がないように
  • 簡潔に

AIに丸投げすると失敗する理由

ただし、
AIをそのまま送るのはおすすめしません。

理由は、

  • 微妙に不自然
  • 会社の雰囲気に合わない
  • 内容ミスの可能性

があるからです。

AIは「聞き方」でかなり変わる

ChatGPTは便利ですが、

👉 「どう聞くか？」

でかなり出力が変わります。

自分も最初は、
毎回どう指示すればいいか悩んでいました。

その時に参考になったのがこの本です。

📘 ChatGPT 最強の仕事術

  • 質問の組み立て方
  • 指示の出し方
  • 仕事での使い方

が、実践ベースで整理されています。

特に、
「考える時間を減らす」
という意味でかなり参考になりました。

この本は、
全部覚えるというより、

👉 “型を借りる”

感覚で使うとかなり便利です。

ChatGPT初心者や、
毎回質問に迷う人におすすめです。

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まとめ

  • 説明文・案内文は地味に負担が大きい
  • ChatGPTは下書き作成とかなり相性が良い
  • AIは「補助役」として使うのがコツ
  • 小さい時短でも積み重なると、仕事に少し余裕ができる

まずは、よく使う社内メールや案内文から試してみるのがおすすめです。

説明文・案内文をうまく作るコツは「最初の質問」にある

説明文や案内文を作るときも、最初の質問があいまいだとズレた文章になりやすいです。

たとえば、

・誰に向けて説明するのか
・どんな目的の文章なのか
・やさしく書くのか、丁寧に書くのか

を最初に伝えると、使いやすい下書きになりやすいです。

基本の聞き方はこちらで確認できます。

関連記事：
ChatGPTにうまく質問するコツ｜AI初心者でも失敗しない3ステップ

説明文・案内文に慣れたら、書類作成にも広げてみよう

説明文・案内文を作る仕事でも、ChatGPTは下書き作成に使いやすいです。

「どう書けばわかりやすいか」で手が止まるときは、まずChatGPTにたたき台を作ってもらうと進めやすくなります。

また、報告書・メール文・案内文など、書類作成全般でもChatGPTは活用できます。

実際の使い方はこちらで詳しくまとめています。

関連記事：
ChatGPTで書類作成を時短する方法｜下書きを安全に任せる使い方

文章作成の時間が減ると、仕事に少し余裕ができる

社内メールや案内文を考える時間が減ると、他の仕事に使える時間を少し増やせます。

自分の場合も、文章のたたき台をChatGPTに作ってもらうことで、確認や調整に時間を使いやすくなりました。

小さな時短でも、毎日の仕事では積み重なると大きいです

仕事全体の時短にもChatGPTを使ってみよう

説明文や案内文の作成に慣れてきたら、他の仕事にもChatGPTを広げてみるのがおすすめです。

ChatGPTは、文章の下書きだけでなく、考えの整理・文章チェック・要点整理・アイデア出しにも使えます。

仕事で使えるChatGPTの活用例はこちらでまとめています。

関連記事：
ChatGPTで仕事を時短する使い方7選｜AI初心者が最初に試す具体例

次に読む記事

説明文・案内文でChatGPTを使えるようになったら、他の仕事にも少しずつ広げてみましょう。

質問の仕方や書類作成のコツを知っておくと、仕事での使い道がさらに増えます。

関連記事：
ChatGPTにうまく質問するコツ｜AI初心者でも失敗しない3ステップ

関連記事：
ChatGPTで書類作成を時短する方法｜下書きを安全に任せる使い方

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