ChatGPTで社内メール・案内文を時短する方法｜忙しい会社員向け
文章作成に悩んでいませんか？
社内メールとか案内文って、毎回ちょっと悩むんだよね…
わかる…。文章考えてるだけで時間なくなる…
その“考える時間”、ChatGPTを使うとかなり減らせるよ。
仕事では、
- 社内メール
- 案内文
- 日程調整メール
など、“文章を考える作業”が意外と多いですよね。
自分も以前は、
『どう書けば伝わる？』
と毎回悩んでいました。
でも、ChatGPTで下書きを作るようになってから、
体感では1回10〜15分くらい
考える時間を減らせています。
この記事では、
忙しい会社員向けに、
「ChatGPTで説明文・案内文を楽に作るコツ」
を、実体験ベースで紹介します。
この記事でわかること
- ChatGPTで説明文・案内文を作る方法
- 社内メール作成を時短するコツ
- AIにうまく依頼する聞き方
- AIを仕事で使う時の注意点
- AIで時間を整える考え方
なぜ説明文・案内文作成は疲れるのか
説明文や案内文って、
1つ1つは小さい作業なのに、
意外と時間を使いますよね。
例えば、
- 社内メール
- 会議案内
- 日程調整
- お礼メール
- 共有文
など。
特に大変なのが、
- 丁寧な言い回し
- 相手に伝わる表現
- 長すぎない文章
を毎回考えることです。
👉 「文章を考える負担」
が積み重なると、
地味に疲れてしまいます。
図解①｜文章を考える負担
ChatGPTを使うと何が楽になる？
ChatGPTの良いところは、
👉 “ゼロから考えなくてよくなる”
ことです。
下書きを一瞬で作れる
例えば、
- 社内案内
- 日程調整
- 会議メール
- お礼メール
などは、
かなり相性が良いです。
まず「たたき台」ができる
自分は、
ChatGPT＝下書き担当
自分＝最終確認
という感覚で使っています。
完璧に任せるというより、
👉 「最初の一歩を作ってもらう」
イメージです。
図解②｜ChatGPTで文章作成時間はここまで変わる
実際に使っている聞き方
例① 社内案内文
社内向けに、
〇〇について案内するメールを作ってください。
- 丁寧
- わかりやすく
- 長すぎない
例② 日程調整メール
社外向けの日程調整メールを作成してください。
- 柔らかい表現
- 失礼がないように
- 簡潔に
AIに丸投げすると失敗する理由
ただし、
AIをそのまま送るのはおすすめしません。
理由は、
- 微妙に不自然
- 会社の雰囲気に合わない
- 内容ミスの可能性
があるからです。
AIは「聞き方」でかなり変わる
ChatGPTは便利ですが、
👉 「どう聞くか？」
でかなり出力が変わります。
自分も最初は、
毎回どう指示すればいいか悩んでいました。
その時に参考になったのがこの本です。
📘 ChatGPT 最強の仕事術
- 質問の組み立て方
- 指示の出し方
- 仕事での使い方
が、実践ベースで整理されています。
特に、
「考える時間を減らす」
という意味でかなり参考になりました。
この本は、
全部覚えるというより、
👉 “型を借りる”
感覚で使うとかなり便利です。
ChatGPT初心者や、
毎回質問に迷う人におすすめです。
時間に余裕ができると、生活も整えやすくなる
文章作成に悩む時間が減ると、
少しずつ気持ちにも余裕ができます。
自分は、
その余裕を使って、
- 家計管理
- 固定費見直し
- 車の維持費整理
など、
後回しにしていたことにも
手を付けやすくなりました。
時間が整うと、なぜ家計も整い始めるのか？
ChatGPTで文章作成が楽になると、
少しずつ“時間の余裕”が生まれてきます。
自分は、その余裕を使って
後回しにしていた固定費や家計管理も
見直し始めました。
その考え方については、
こちらで詳しくまとめています👇
実際に固定費を見直した話
小さい時短でも、
積み重なるとかなり大きいです。
自分は、
その“浮いた余裕”を使って、
車の維持費や固定費見直しも始めました。
実際にタイヤ代を5万円以下にできた話はこちら👇
まとめ
- 説明文・案内文は地味に負担が大きい
- ChatGPTは下書き作成とかなり相性が良い
- AIは「補助役」として使うのがコツ
- 小さい時短でも積み重なると大きい
- 時間が整うと、気持ちや家計にも余裕が出る
まずは、
よく使う社内メールから試してみるのがおすすめです。
