ChatGPTで仕事を時短する使い方7選｜AI初心者が最初に試す具体例
ChatGPTは仕事の「下書き・整理・確認」に使うと時短しやすい
ChatGPTって便利って聞くけど、仕事で何に使えばいいのか正直わからないんだよね…
わかる。すごそうなのは知ってるけど、最初は使いどころに迷うよね。
そんなときは、難しい使い方をしようとしなくて大丈夫。まずは“下書き・整理・確認”みたいな小さな作業に使うのがおすすめだよ。
ChatGPTを仕事で使おうと思っても、最初は、
- 何を頼めばいいのかわからない
- 仕事で使って本当に大丈夫か不安
- 難しい使い方はできそうにない
- 便利そうだけど、具体的な使い道が浮かばない
と感じる人も多いと思います。
でも、ChatGPTは最初から難しい使い方をしなくても大丈夫です。
仕事の中にある小さな作業、たとえば、
- 文章の下書きを作る
- 頭の中を整理する
- 文章の言い回しを確認する
- 長い文章の要点をまとめる
- アイデア出しを手伝ってもらう
といった使い方から始めるだけでも、十分時短につながります。
この記事では、AI初心者でも今日から試しやすい ChatGPTで仕事を時短する使い方7選 を紹介します。
この記事でわかること
この記事では、以下の内容がわかります。
- ChatGPTを仕事で時短に使う考え方
- AI初心者が最初に試しやすい7つの使い方
- 文章作成・要約・アイデア出しで使えるプロンプト例
- 仕事でChatGPTを使うときの注意点
- ChatGPTをうまく使うためのコツ
- もっと仕事で活用したい人向けの学び方
図解｜ChatGPTは「下書き・整理・確認」に使うと時短しやすい
ChatGPTは、仕事を全部任せるためのものではありません。
まずは、文章をゼロから考える時間を減らしたり、考えを整理したり、確認作業を助けてもらったりする使い方が現実的です。
AI初心者がまず試したいChatGPTの時短活用7選
先にまとめると、AI初心者が仕事で試しやすい使い方は以下の7つです。
- 考えを整理する
- 文章の下書きを作る
- 文章をチェック・添削する
- 作業手順を考えてもらう
- 質問文・依頼文を作る
- 要点をまとめてもらう
- アイデア出しを手伝ってもらう
どれも特別な知識がなくても使いやすいものばかりです。
いきなり全部使おうとしなくても大丈夫です。
まずは「これなら使えそう」と思ったものを1つ試してみてください。
① 考えを整理する
ChatGPTは、頭の中を整理したいときに使いやすいです。
たとえば、
- 会議前に考えをまとめたい
- 報告内容を整理したい
- 何から始めればいいかわからない
- 問題点とやることを分けたい
- 自分の考えを箇条書きにしたい
という場面で役立ちます。
仕事中に「何から考えればいいかわからない」と止まってしまうことはありませんか？
そんなときにChatGPTへ状況を投げると、目的・問題点・やることを整理してくれます。
ゼロから考え込む時間を減らしやすくなるので、最初の一歩を出しやすくなります。
プロンプト例
注意点
今の状況を整理したいです。
【状況】
〇〇で困っています。
【目的】
〇〇を進めたいです。
目的・問題点・やるべきことを、箇条書きで整理してください。
ChatGPTが整理した内容は、あくまで出発点です。
実際の状況に合っているか、自分で確認してから使いましょう。
② 文章の下書きを作る
ChatGPTは、文章の下書き作成と相性がいいです。
たとえば、
- 報告メール
- 案内文
- 依頼文
- お礼メール
- 説明文
- 社内向けのお知らせ
など、ゼロから書くのが大変な文章に使えます。
文章を書くときに一番大変なのは、最初のたたき台を作ることです。
ChatGPTに下書きを作ってもらえば、最初から完璧な文章を考えなくてもよくなります。
たたき台があると、修正から始められるので作業が進みやすくなります。
プロンプト例
上司に送る報告メールの下書きを作ってください。
【内容】
〇〇プロジェクトの進捗を報告したいです。
【条件】
・丁寧な文章
・長すぎない
・わかりやすく
注意点
ChatGPTが作った文章を、そのまま送るのはおすすめしません。
内容が合っているか、言い回しが自然か、相手に失礼がないかを必ず確認しましょう。
書類作成での活用については、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：
🔗ChatGPTで書類作成を時短する方法｜下書きを安全に任せる使い方
③ 文章をチェック・添削する
ChatGPTは、文章を送る前のチェックにも使えます。
たとえば、
- メールの言い回しを丁寧にしたい
- 文章がわかりにくくないか確認したい
- 失礼な表現がないか見てほしい
- もっと自然な文章に直したい
- 長い文章を短くしたい
という場面で便利です。
自分で書いた文章は、何度読んでも違和感に気づきにくいことがあります。
ChatGPTに見てもらうと、客観的な視点で言い回しを整えやすくなります。
「この文章、失礼じゃないかな」と悩む時間を減らせるのもメリットです。
プロンプト例
以下の文章を、丁寧でわかりやすい表現に直してください。
【文章】
ここに文章を貼る
【条件】
・意味は変えない
・ビジネス向け
・やわらかい表現にする
注意点
個人情報・顧客情報・社外秘情報が含まれる文章は、そのまま入力しないようにしましょう。
修正後の文章も、必ず自分で確認してから使ってください。
④ 作業手順を考えてもらう
初めてやる作業や、何から始めればいいかわからない作業にもChatGPTは使えます。
たとえば、
- 資料作成の進め方
- 会議準備の手順
- メール対応の流れ
- タスク整理
- 仕事の優先順位決め
などです。
仕事で止まりやすいのは、作業そのものよりも「最初に何をすればいいか」がわからないときです。
ChatGPTに手順を出してもらうと、作業の流れが見えやすくなります。
抜け漏れを減らしやすくなるのもメリットです。
プロンプト例
〇〇の作業を進める手順を、初心者向けに教えてください。
【目的】
〇〇を完成させたいです。
【条件】
・最初にやることから順番に
・箇条書きで
・抜け漏れがないように
注意点
ChatGPTが出した手順が、自分の職場のルールと合っているとは限りません。
会社のやり方や上司の指示に合わせて調整しましょう。
⑤ 質問文・依頼文を作る
上司や他部署、取引先に質問や依頼をするときにもChatGPTは便利です。
たとえば、
- 上司への確認メール
- 他部署への依頼文
- 取引先への確認文
- 日程調整の文章
- 締め切り確認の文章
などに使えます。
質問や依頼は、内容だけでなく言い方にも気を使います。
ChatGPTに下書きを作ってもらうと、「どう伝えればいいか」を考える時間を減らせます。
文章のストレスを減らせるのも、地味に大きなメリットです。
プロンプト例
上司への確認メールを作ってください。
【確認したいこと】
〇〇の締め切りについて確認したいです。
【条件】
・丁寧な文章
・短め
・失礼のない表現
注意点
社内の言葉づかいや相手との関係性に合っているか、送る前に必ず確認しましょう。
取引先名や担当者名などは、そのまま入力しない方が安全です。
⑥ 要点をまとめてもらう
ChatGPTは、長い文章の要点整理にも使えます。
たとえば、
- 長いメール
- 会議メモ
- 資料の内容
- 議事録
- 説明文
- マニュアル
などを読むときに便利です。
長い文章をすべて読む前に、要点だけ把握できると作業が進めやすくなります。
「まず全体像をつかんでから細かく読む」という使い方ができます。
プロンプト例
以下の文章を、要点だけ箇条書きでまとめてください。
【文章】
ここに文章を貼る
【条件】
・重要なポイントだけ
・5つ以内
・初心者にもわかる表現
注意点
社外秘資料や個人情報、顧客情報が含まれる文章は入力しないでください。
重要な判断が必要な内容は、ChatGPTの要約だけで判断せず、必ず原文も確認しましょう。
⑦ アイデア出しを手伝ってもらう
ChatGPTは、アイデア出しの相手としても使えます。
たとえば、
- 企画のネタ出し
- 改善案の整理
- 提案書の切り口
- ブログやSNSの案出し
- 会議で話す内容の整理
などです。
一人でゼロから考えていると、なかなか案が出ないことがあります。
ChatGPTにいくつか案を出してもらうと、そこから選んだり、組み合わせたりできます。
「何も思いつかない」状態から抜け出しやすくなるのがメリットです。
プロンプト例
〇〇についてのアイデアを5つ出してください。
【目的】
〇〇に使いたいです。
【条件】
・初心者にもわかりやすい
・現実的にできそうなもの
・箇条書きで
注意点
ChatGPTが出したアイデアは、あくまでヒントです。
そのまま使うより、自分の状況や目的に合わせてアレンジしましょう。
仕事でChatGPTを使うときの注意点
ChatGPTは便利ですが、仕事で使うときは注意も必要です。
特に、会社の情報や個人情報を扱う場合は慎重に使いましょう。
仕事で使う前に確認したいこと
- 会社でChatGPTの利用が許可されているか
- 個人情報を入力していないか
- 顧客情報を入力していないか
- 社外秘情報を入力していないか
- ChatGPTの文章をそのまま使っていないか
- 最後は自分で確認しているか
ChatGPTは、文章作成や整理には便利ですが、すべてを正しく判断してくれるわけではありません。
仕事で使う場合は、最後に自分で内容を確認することが大切です。
会社でChatGPTを使ってよいか不安な人は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事：
会社でChatGPTを使っていい？AI初心者が気をつけるべきポイントまとめ
うまく使うコツは「丸投げ」より「型を使う」こと
ChatGPTをうまく使えないと感じる原因の多くは、質問の仕方があいまいなことです。
たとえば、
いい感じに書いて
だけだと、ChatGPTもどんな文章にすればいいか判断しにくくなります。
おすすめは、以下の3つを入れることです。
- 状況
- お願いしたいこと
- 条件
たとえば、文章を作ってほしいときは、
【状況】上司に進捗を報告したいです。
【お願い】報告メールの下書きを作ってください。
【条件】丁寧で短めの文章にしてください。
このように伝えると、使いやすい文章が出やすくなります。
完璧な質問を考えようとしなくても大丈夫です。
まずは簡単な型で伝えて、出てきた文章を見ながら修正していくのがおすすめです。
このブログでは、ChatGPTのことを親しみをこめて「チャッピー」と呼んでいます。
チャッピーにうまく質問するコツは、こちらの記事で詳しく紹介しています。
関連記事：
ChatGPTにうまく質問するコツ｜AI初心者でも失敗しない3ステップ
もっと仕事でChatGPTを使いたい人におすすめの記事
ChatGPTは、最初から難しい使い方を覚える必要はありません。
まずは、この記事で紹介したように、
- 考えを整理する
- 文章の下書きを作る
- 要点をまとめる
- アイデア出しを手伝ってもらう
といった小さな作業から使ってみるのがおすすめです。
ただ、実際に使っていると、
- もっと仕事で使える具体例を知りたい
- プロンプトの型を覚えたい
- 毎回どう質問すればいいか悩む
- ChatGPTをもっと時短に活かしたい
と感じることもあります。
そんな人は、ChatGPTの仕事術がまとまった本を参考にするのも一つの方法です。
仕事でChatGPTを使う機会が多い人は、プロンプトの型を学んでおくと、文章作成や情報整理の時短につながります。
また、無料版で慣れてきたら、有料版のChatGPT Plusを検討するのもありです。
ただし、最初から課金する必要はありません。
まずは無料版で小さな作業から使ってみて、「もっと使う機会が増えてきた」と感じたら検討するくらいで大丈夫です。
※ChatGPT Plusについて詳しく解説する記事は、今後追加予定です。
まとめ｜ChatGPTは小さな作業から使うと続けやすい
ChatGPTは、いきなり難しい使い方をしなくても大丈夫です。
AI初心者が最初に試すなら、仕事の中にある小さな作業から使うのがおすすめです。
今回紹介した使い方は、以下の7つです。
- 考えを整理する
- 文章の下書きを作る
- 文章をチェック・添削する
- 作業手順を考えてもらう
- 質問文・依頼文を作る
- 要点をまとめてもらう
- アイデア出しを手伝ってもらう
ChatGPTは、仕事を全部任せるためのものではありません。
まずは、下書き・整理・確認のような小さな作業に使って、考える時間や文章を整える時間を減らしていきましょう。
今日紹介した7つは、どれも今日から試せるものばかりです。
まずは1つ、今日の仕事に使ってみてください。
